Информационные системы - статьи


Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности - часть 2


После сканирования и ввода документа его графический образ

"переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания.

При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы,

которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления

полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые

вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных

носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и

ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного

поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами

имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.(Табл.1)

Схема храненияНавигацияПоиск и фильтрация

Методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов
Файловая системаКаталоги и папкиПо именам и параметрам файлов
Почтовые ящикиЛичные и коллективные
папки
По атрибутам и тексту сообщения
База документов
(Lotus Notes)
Страницы, базы документов
и категории
По атрибутам и тексту сообщения
Библиотеки
документов
Проекты(папки)По атрибутам, ключевым
словам и тексту
ГипертекстГиперссылкиПо гипертексту
Текстовая база
данных
Таблицы и представленияПо атрибутам и тексту
Универсальная
база данных
Таблицы и представленияПо атрибутам
и бинарным объектам

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система

каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В

современных ОС типа Windows 95 реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в

качестве названий папок и документов.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в

виде сообщений с присоединенными файлами.


Начало  Назад  Вперед